案件化管理機制
簡報主圖
核心概念
每一則房客或房東的 LINE 訊息，不再只是聊天內容，而是會被轉成一筆可追蹤的案件。
每個案件都必須具備：
- 負責人
- 狀態
- 進度
- 處理紀錄
- 最終結果
讓每一則訊息都有負責人、進度與結果。
案件生命週期
LINE 訊息
-> 自動建立案件
-> 分類與標籤
-> 指派負責人
-> 處理與回覆
-> 完成 / 關閉
-> 紀錄沉澱
案件資料內容
案件建立時建議帶入：
- 房客資訊
- 房東資訊
- 房間資料
- 合約資料
- 原始訊息
- 表單內容
- 附件或照片
- 案件來源
案件狀態
| 狀態 | 說明 |
|---|---|
| 未處理 | 系統剛建立，尚未有人處理 |
| 已指派 | 已指定負責人 |
| 處理中 | 負責人已開始處理 |
| 等待房客回覆 | 需要房客補資料或確認 |
| 等待內部處理 | 需要管理師、業務、行政或主管協作 |
| 已完成 | 問題已處理完成 |
| 已關閉 | 不需再追蹤或案件取消 |
追蹤與紀錄
系統需保留每次處理紀錄：
- 誰處理
- 何時處理
- 做了什麼
- 狀態如何改變
- 是否有回覆房客
- 是否有附件或備註
這些資料可用於：
- 查詢歷史
- 工作交接
- 主管追蹤
- SOP 與知識庫沉澱
- 後續 AI 分析
導入前後差異
| 導入前 | 導入後 |
|---|---|
| LINE 聊天 | LINE 訊息轉案件 |
| 人在記 | 系統記錄 |
| 人工轉交 | 自動分派 |
| 容易漏 | 狀態追蹤與提醒 |
| 經驗分散 | 紀錄沉澱為知識 |
簡報收尾句
系統的目標，是讓所有訊息不再只是聊天，而是可被追蹤與管理的工作流程，進而支撐公司從 500 間擴展到 5000 間以上的營運規模。